Politiques relatives aux programmes
Politiques relatives aux programmes
Mises à jour le 7 février 2024
Les renseignements figurant dans ce document s’appliquent aux fonds et programmes d’Ontario Créatif énumérés ci-dessous. Ils sont considérés comme faisant partie intégrante des lignes directrices de programme et nous nous attendons à ce que les auteurs de demande examinent attentivement ce document en plus des lignes directrices spécifiques au programme, et ce, avant de présenter une demande :
- Fonds du livre
- Initiative pour le marketing et la distribution du Fonds pour la production cinématographique
- Volet Livres du Fonds pour le développement des marchés internationaux
- Volet Productions cinématographiques et télévisuelles du Fonds pour le développement des marchés internationaux
- Programme de développement de l’industrie
- Fonds pour les produits multimédias interactifs numériques (tous les programmes)
- Fonds d’aide aux éditeurs de revues
TABLE DES MATIÈRES
Définitions et politiques générales
Définitions
Domiciliation en Ontario – Posséder un principal lieu d’affaires* en Ontario servant de siège social et de base d’exploitation. L’auteur de la demande doit satisfaire aux critères suivants :
- être autorisé à payer l’impôt sur le revenu des sociétés en Ontario;
- son adresse ontarienne est indiquée comme siège social sur sa déclaration T2;
- son adresse ontarienne correspond à celle d’un établissement stable non temporaire, l’auteur de la demande étant en mesure de prouver que le lieu est sous le contrôle de la société et peut objectivement être associé à elle. Par exemple :
- maintien d’un bureau dont la société paie le loyer ou rémunère les employés
- présence de matériel de bureau
- le lieu d’affaires figure comme adresse domiciliaire de la société dans l’annuaire téléphonique
- des quantités substantielles de biens appartenant à la société sont conservés sur la propriété
- les résidents ou les employés de la société travaillant sur la propriété consacrent toutes leurs heures de travail à œuvrer aux intérêts de la société
- utilisation importante de machines ou de matériel achetés ou loués pour exploiter la société
* Le principal lieu d’affaires de la société sera déterminé à la discrétion d’Ontario Créatif et des documents supplémentaires pourront être exigés au besoin. À ces fins, un principal lieu d’affaires n’est pas une case postale ou l’adresse fixe d’un ami ou d’un proche qui n’est pas directement employé par la société.
Si l’auteur de la demande est retenu comme bénéficiaire d’un financement, il doit continuer d’avoir un principal lieu d’affaires en Ontario pour toute la durée de l’entente d'Ontario Créatif.
Appartenant à des intérêts canadiens – Au sens de la Loi sur Investissement Canada (Canada) et sous contrôle canadien aux termes des articles 26 à 28 de ladite loi.
Dépense ontarienne – Les dépenses ontariennes incluent les biens ou les services fournis par des sociétés ou des particuliers domiciliés en Ontario dans l’exercice de leurs activités dans un principal lieu d’affaires en Ontario.
Résident ou résidente de l’Ontario – Personne ayant vécu dans la province 200 des 365 derniers jours et ayant déposé da dernière déclaration de revenus en Ontario.
Milieu de travail respectueux – Ontario Créatif s’est engagé à promouvoir un milieu de travail respectueux dans tous les secteurs et toutes les sociétés qu’il soutient. Un milieu de travail respectueux valorise la diversité et l’inclusion, la dignité, la courtoisie, l’équité, la communication et les relations professionnelles positives. Un milieu de travail respectueux est exempt de harcèlement et de discrimination, notamment le harcèlement sexuel.
La politique d’Ontario Créatif consiste à prendre toutes les mesures raisonnables pour :
- développer et entretenir une culture du travail respectueuse, positive, inclusive et favorable
- encourager la connaissance des droits et des responsabilités
- prévenir, reconnaître et éliminer en temps opportun le harcèlement et la discrimination en milieu de travail
- améliorer ou rétablir le milieu et les relations de travail perturbés par des incidents ou des allégations de harcèlement ou de discrimination, y compris lorsque des intervenants externes sont concernés
Ontario Créatif s’attend à ce que tous les bénéficiaires d’un financement souscrivent aux principes d’un milieu de travail respectueux, notamment en prenant toutes les mesures raisonnables pour :
- développer et entretenir une culture du travail respectueuse, positive, inclusive et favorable
- fournir au personnel un mécanisme sûr de signalement des incidents ou des allégations concernant des comportements inappropriés
- prévenir, reconnaître et éliminer en temps opportun le harcèlement et la discrimination en milieu de travail
Une exigence d’admissibilité aux programmes d’Ontario Créatif veut que la société qui présente la demande confirme que ses interactions avec le personnel d’Ontario Créatif adhèrent aux politiques de ce dernier en matière de milieu de travail respectueux et qu’elle possède des principes directeurs et un processus de maintien d’un environnement de travail respectueux. Veuillez télécharger l’Affidavit de l’auteur de la demande sur le site Web d’Ontario Créatif ou sur le formulaire de demande du PDL, le signer et l’inclure à votre demande, tel qu’exigé.
Diversité – Ontario Créatif valorise et favorise la diversité et la parité entre les genres au sein des industries de la création, et ce, à tous les niveaux et tous les postes. Nous reconnaissons que de nombreuses communautés continuent de faire face à des obstacles systémiques qui les empêchent de prendre une part significative à ces industries. Ontario Créatif envisage les critères d’évaluation de ce programme sous l’optique de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, et demande aux membres du jury de faire de même. Nous attendons des auteurs de demande proposant des projets/activités qui favorisent, reflètent et renforcent la diversité et la parité entre les genres en Ontario qu’ils fassent état, de manière tangible, d’un engagement véritable et durable à l’égard de ces communautés ayant droit à l’équité*. Ontario Créatif encourage les demandes émanant de sociétés qui sont dirigées par des PANDC (personnes autochtones, noires ou de couleur) ou des francophones, et d’auteurs de demande répondant autrement de manière significative à la définition provinciale de la diversité**.
Les auteurs d’une demande dans le cadre des programmes sont encouragés à respecter les principes directeurs et les pratiques exemplaires énoncés dans le guide de production médiatique Protocoles et chemins cinématographiques et dans le rapport Être vu·e du Bureau de l’écran des Noirs.
* Les communautés ayant droit à l’équité sont celles qui font face à des défis collectifs considérables pour prendre part à la société. Cette marginalisation peut notamment être causée par des obstacles psychologiques, historiques, sociaux et environnementaux fondés sur l’âge, l’origine ethnique, la déficience, le statut économique, le sexe, la nationalité, la race, l’orientation sexuelle et le statut transidentitaire. Les communautés ayant droit à l’équité pointent des obstacles à l’égalité d’accès, des chances et des ressources du fait du désavantage et de la discrimination, et sollicitent justice sociale et réparation.
** La définition provinciale de la diversité affirme que les dimensions de la diversité ont notamment trait à l’ascendance, à la culture, à l’origine ethnique, à l’identité et à l’expression de genre, à la langue, aux capacités physiques et intellectuelles, à la race, à la religion (croyance), au sexe, à l’orientation sexuelle et au statut socioéconomique.
Accessibilité – Ontario Créatif accepte favorablement les demandes émanant de personnes handicapées, de personnes Sourdes et de personnes confrontées à des obstacles d’accès à la technologie leur permettant de remplir une demande. Les auteurs de demande qui ont des besoins ou font face à des obstacles en matière d’accessibilité, ou qui ont besoin de mesures d’adaptation, peuvent présenter une demande selon un processus ou dans un format différent, ou demander des fonds (jusqu’à 500 dollars par demande) destinés à des fournisseurs de services afin de les aider à présenter leur demande.
Le soutien en matière de présentation de la demande est également disponible pour les auteurs de demande membres des Premières Nations, inuits ou métis confrontés à des obstacles linguistiques, géographiques et/ou culturels. Les services peuvent notamment inclure une aide à la création de compte et à la navigation sur le Portail de demande en ligne; à la transcription/l’édition/la traduction des documents de demande; au remplissage et à la présentation des documents de demande.
Veuillez communiquer avec le conseiller en programmes compétent ou la conseillère en programmes compétente dont les coordonnées figurent dans les lignes directrices du programme au moins quatre semaines avant la date limite.
Ontario Créatif encourage les auteurs de demande qui organisent des activités dans le cadre de manifestations à choisir des endroits accessibles et à offrir des mesures d’adaptation raisonnables et efficaces afin que les personnes handicapées puissent y participer. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario en cliquant ici : https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/05a11.
Écoresponsabilité – Ontario Créatif incite tous les auteurs de demande à adopter des pratiques écoresponsables et des technologies plus propres ainsi qu’à limiter le recours à des ressources non viables dans le cadre du développement, de la production et de l’exploitation de leurs projets.
À l’intention des producteurs de contenu pour écran : Menée par Ontario Créatif, l’initiative Écran vert Ontario (EVO) est la seule ressource qu’il vous faut pour vous aider à intégrer des pratiques écoresponsables dans vos projets. EVO offre une formation gratuite sur le climat et la production écoresponsable ainsi que sur le calculateur d’empreinte carbone albert. L’initiative propose également une grande variété d’outils et de ressources, notamment une liste des fournisseurs verts, une carte de raccordement au réseau électrique et de précieuses fiches-ressources sur les pratiques exemplaires pour contribuer à la transition vers une industrie écologique. Rendez-vous sur www.ontariogreenscreen.ca pour en savoir plus.
Vous souhaitez prendre des mesures qui vous rapprocheront de la production écoresponsable, mais ne savez pas par où commencer? Consultez le plan de Radio-Canada en matière d’écoresponsabilité pour vous guider sur le chemin d’une production plus verte. Pour demander des renseignements généraux sur le soutien qu’EVO est en mesure de vous apporter, communiquez avec OGSinfo@ontariocreates.ca.
Divulgation du recours à l’IA – Le recours à la technologie de l’intelligence artificielle (IA) doit impérativement être divulgué et décrit dans votre demande. Sont concernés (1) le recours à l’IA pour rédiger le contenu du formulaire de demande et des documents d’appui et (2) les projets présentés qui font intervenir la technologie de l’IA dans la création du contenu ou autrement. Il incombe aux auteurs de demande de s’assurer que l’ensemble des demandes et des projets disposent de tous les droits sous-jacents, y compris à l’égard du contenu créé à l’aide de la technologie de l’IA.
Présentation des demandes
Portail de demande en ligne – Toutes les demandes doivent être présentées par voie électronique par l’intermédiaire du Portail de demande en ligne (PDL), à l’adresse https://apply.ontariocreates.ca/.
Les auteurs de demande qui n’ont pas de compte utilisateur sur le PDL doivent se rendre à l’adresse https://www.apply.ontariocreates.ca/ et cliquer sur « Inscrivez-vous ». Pour obtenir de l’aide, veuillez visiter le site Web d’Ontario Créatif pour consulter le « guide de démarrage du PDL ».
Les auteurs de demande déjà inscrits verront la date limite des programmes pertinents d’Ontario Créatif s’afficher sur leur tableau de bord. Pour entamer la demande, cliquez sur « Commencer une nouvelle demande » et suivez les instructions pour accéder au formulaire. Pour obtenir une aide technique, veuillez communiquer avec le centre d’assistance du PDL à l’adresse applyhelp@ontariocreates.ca.
Constitution en personne morale – Sauf indication contraire dans les lignes directrices du programme, les auteurs de demande doivent être constitués en personne morale au moment de la demande.
États financiers
– Ontario Créatif exige des auteurs de demande qu’ils fournissent des états financiers pour respecter les paramètres standard du gouvernement de l’Ontario en ce qui concerne l’évaluation des risques associés aux paiements de transfert. Les états financiers sont exclusivement examinés à l’interne dans le cadre de l’évaluation de la faisabilité du projet proposé et du bilan global de la société. Dans certains cas, les états financiers servent également à vérifier l’admissibilité de la société selon les niveaux de financement du programme indiqués.
Vous devez joindre deux séries d’états financiers à votre demande, une série concernant l’exercice financier le plus récemment terminé et une série concernant l’exercice qui le précède immédiatement :
- Nous accepterons au minimum un rapport de mission de compilation à l’égard des projets demandant 150 000 dollars ou moins. Les états financiers avec rapport de mission de compilation doivent être préparés et signés par un comptable qui est membre en règle d’une association provinciale des Comptables professionnels agréés (CPA).
- Nous exigeons des états financiers avec rapport de mission d’examen ou audités délivrés par un expert-comptable indépendant qui est membre en règle d’une association provinciale des Comptables professionnels agréés (CPA) à l’égard des demandes d’un montant supérieur à 150 000 dollars.
- Nous n’exigeons pas d’états financiers pour les demandes de 15 000 dollars ou moins.
Les auteurs de demande doivent fournir les états financiers des deux exercices financiers les plus récemment terminés*. Nous pourrons envisager de faire une exception pour les sociétés en activité depuis moins de deux ans. Les sociétés se trouvant dans cette situation doivent communiquer avec Ontario Créatif avant la date limite.
* On attend des auteurs de demande qu’ils soient en mesure de fournir leurs états financiers dans les six mois suivant la fin de leur exercice. Compte tenu des difficultés actuelles pour obtenir des états financiers dans ce délai, Ontario Créatif donnera aux bénéficiaires jusqu’à un an à compter de la fin de l’exercice pour terminer leurs états financiers au cours de l’exercice 2024-2025. Consultez l’annexe 1 pour obtenir des précisions sur le calendrier.
Formulaire de demande : ETP – Les auteurs de demande doivent indiquer le nombre de postes équivalents temps plein (ETP) qui seront créés et/ou maintenus grâce aux activités soutenues par Ontario Créatif et à son financement.
Formulaire de demande : Dépenses ontariennes – Les auteurs de demande sont tenus d’indiquer les dépenses totales versées à des résidents de l’Ontario au titre de la main-d’œuvre directement imputable au projet, et les dépenses ontariennes totales qui sont directement imputables au projet, à l’exception des dépenses de main-d’œuvre.
Formulaire de demande : Financement de la part d’autres sources – Les auteurs de demande sont tenus de déclarer le financement non réglementé total provenant du secteur privé (financement qui n’est pas affecté par la réglementation gouvernementale, comme les recettes internes, le placement de capital risque, les commandites, les prêts, les frais de placement) et le financement total provenant du secteur public (financement et crédits d’impôt fédéraux, provinciaux et/ou municipaux).
LAIPVP – Conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements figurant dans la demande demeureront strictement confidentiels.
Communication – Ontario Créatif se réserve le droit de modifier les lignes directrices du programme en publiant un avis public général à l’intention de tous les auteurs de demande potentiels, et de refuser toute demande pour n’importe quelle raison. Toutes les demandes de renseignements sur les Fonds d’Ontario Créatif doivent être adressées au personnel d’Ontario Créatif et à lui seul.
Décisions finales – Toutes les décisions d’Ontario Créatif sont finales. Le nombre de subventions allouées et le montant accordé sont subordonnés à la confirmation du budget annuel d’Ontario Créatif. Ontario Créatif n’est pas tenu d’octroyer un nombre minimum de subventions.
Observations – Une fois que les décisions auront été communiquées, les auteurs de demande pourront recevoir des observations soit sur demande par un bref appel téléphonique, soit à la faveur d’une séance d’information en groupe (en fonction du programme). Verbales, les observations viseront à faciliter la préparation de futures demandes et/ou les activités courantes. Les évaluations sont concurrentielles et comparatives à chaque cycle de programme. La prise en compte des observations dans le cadre d’une demande future ne garantit pas le financement lors d’une date limite ultérieure.
Auteurs de demande retenus
Entente – Une fois admise au sein du programme, la société bénéficiaire devra signer une entente type de paiement de transfert de l’Ontario, énonçant les conditions de sa participation, notamment la permission accordée à Ontario Créatif d’utiliser le projet et les livrables à des fins promotionnelles. Une copie de cette entente est jointe en section 6 « Annexe 2 », ci-dessous, aux fins d’examen. Les bénéficiaires ne sont pas autorisés à modifier le modèle d’entente.
Accessibilité – Les auteurs de demande retenus qui sont Sourds ou qui ont une autre déficience peuvent avoir droit à des fonds supplémentaires pour couvrir les dépenses liées à l’accessibilité nécessaires pour réaliser les livrables de leur projet.
Communication de renseignements sur le projet – Ontario Créatif est tenu de fournir une liste des bénéficiaires de financement au ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, et de divulguer ces renseignements sur son site Web. Les renseignements publiés peuvent notamment inclure le nom de la société, le titre et la description du projet, et le montant du financement.
Assurance – Les sociétés bénéficiaires devront souscrire une assurance de responsabilité civile commerciale prévoyant, sur la base d’événements, une couverture pour préjudice corporel à une tierce partie, pour préjudice personnel et pour dommage matériel jusqu’à concurrence du montant minimal de 2 000 000 dollars par sinistre, et de 2 000 000 dollars pour les produits et opérations achevées confondus. Ontario Créatif et Sa Majesté le Roi doivent être mentionnés comme assurés complémentaires sur toutes les polices d’assurance. Veuillez établir votre budget en conséquence. Des renseignements supplémentaires sur les exigences en matière d’assurance sont disponibles leur demande.
Mention – Le soutien d’Ontario Créatif doit être reconnu en mentionnant l’organisme et en faisant figurer son logo sur le projet et tous les supports publicitaires et promotionnels connexes. Si Ontario Créatif ou son implication dans le projet sont mentionnés dans des communiqués, des supports publicitaires ou des médias sociaux, il doit en être avisé au préalable. Le logo d’Ontario Créatif peut être téléchargé à l’adresse suivante : https://www.ontariocreates.ca/fr/about-us/ontario-creates-logo.
Modifications apportées au projet – Ontario Créatif doit être avisé de toute modification importante du projet, comme le prévoit l’entente, et, le cas échéant, la modification sera assujettie à son consentement.
Rapports provisoires – Les auteurs de demande retenus rédigeront des rapports provisoires sur l’avancement de leur projet. Ils devront également faire part de leurs impressions concernant le processus, les retombées en matière de développement des activités et/ou de contenu et les autres résultats, afin qu’Ontario Créatif puisse évaluer le programme.
Frais d’administration
– Les frais d’administration ne peuvent en aucun cas dépasser 15 % du budget total d’exploitation du projet. Le bénéficiaire ne doit en aucun cas utiliser le soutien pour payer des frais d’administration dépassant le montant autorisé de 15 % du budget total d’exploitation. Aux fins de la présente entente, les coûts d’administration n’incluent pas les salaires, mais comprennent le loyer des bureaux, les coûts en capital, le coût des fournitures de bureau et d’autres coûts qui ne sont pas directement liés à la réalisation de l’initiative.
Livraison du projet
Livrables – L’entente conclue avec Ontario Créatif énoncera des livrables spécifiques incluant, sans toutefois s’y limiter, un rapport sur les coûts, des copies du projet, des supports de marketing et une évaluation du programme. Dans la mesure où les livrables associés au projet pourront varier, certaines exigences connexes seront négociées au cas par cas au moment de la signature de l’entente. Les participants devront également faire part de leurs impressions concernant le processus, les retombées en matière de développement des activités et/ou de contenu et les autres résultats, afin qu’Ontario Créatif puisse évaluer le programme.
Rapport sur les coûts – Nous exigeons un rapport final sur les coûts et un état de financement de tous les projets soutenus par Ontario Créatif. Le rapport sur les coûts doit être présenté en utilisant le modèle Excel fourni dans le modèle de rapport final.
- Les auteurs de demande retenus obtenant plus de 150 000 dollars doivent faire auditer le rapport final sur les coûts par un expert-comptable agréé.
- Les auteurs de demande retenus obtenant 150 000 dollars ou moins doivent disposer d’un affidavit notarié par un professionnel dûment accrédité attestant le caractère exact et fidèle du rapport final sur les coûts.
Des copies des factures et preuves de paiement devront être fournies sur demande.
Exigences en matière d’audit et de mission d’examen
- L’auditeur doit être membre en règle de son institut, ordre ou association provincial(e), être titulaire de toute licence provinciale exigée pour réaliser un audit dans la province où se déroulera la mission, et être indépendant de la société auteure de la demande.
- Le rapport de l’auditeur doit être adressé à la partie qui l’a engagé, à savoir les administrateurs ou les actionnaires de la société auteure de la demande.
- L’audit doit être effectué conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada.
- Le rapport sur les coûts doit être préparé conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) publiés dans le Manuel de CPA Canada.
- Les rapports doivent comprendre :
- un sommaire de toutes les opérations entre apparentés ainsi que de tous les paiements effectués en faveur du producteur ou de la productrice et/ou des apparentés;
- une déclaration de la main-d’œuvre ou des services non ontariens;
- un sommaire des montants impayés et des frais différés.
- L’auditeur réalisant l’audit du rapport final sur les coûts doit s’assurer d’avoir lu et compris les exigences énoncées dans les lignes directrices du programme visé avant de rédiger ses rapports. Il lui faudra prêter une attention toute particulière aux catégories de dépenses et de financement qui sont plafonnées.
- Il incombe à la société présentant le rapport final sur les coûts de veiller à ce que l’expert-comptable agréé indépendant qui mène l’audit ou la mission d’examen ait connaissance des politiques relatives aux programmes pertinentes.
Annexe 1 : Calendriers des états financiers
Afin de déterminer les exercices financiers (EF) pour lesquels vous devez fournir des états financiers, consultez le tableau ci-dessous. À gauche, cherchez le mois durant lequel votre exercice financier se termine; en haut, le mois de la date limite de votre programme. Exemples :
- Fin de l’exercice financier de la société en mars et date limite du programme en août, états financiers des exercices 2023 et 2022 exigés
- Fin de l’exercice financier de la société en décembre et date limite du programme en avril, états financiers des exercices 2022 et 2021 exigés
Exigences habituelles – Les états financiers doivent être terminés dans les six mois suivant la fin de l’exercice.
Exception en 2024-2025 – Les états financiers doivent être terminés dans les douze mois suivant la fin de l’exercice.
